Das Archivieren von E-Mails und die vorherige Auswahl der zu archivierenden E-Mails kostet Zeit. Mit der Autoarchivierung sparen Sie sich viele Klicks. Wie sie die Autoarchivierung einstellen und auf Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie im Folgenden:
Öffnen Sie folgende Fenster um zu den gewünschten Einstellungen zu gelangen:
Einstellungen – E-Mail – Archivieren/Löschen
Hier können zunächst durch das Setzen von Hacken einige Voreinstellungen getroffen werden.
Sie können ebenfalls bereits entscheiden, in welcher Form eine E-Mail archiviert werden soll.
Dafür benutzen Sie einfach das Drop-Down-Menü.
Über das Feld „bearbeiten“ können Sie ihre eigene individuelle Regel zur Archivierung der E-Mails anlegen, ändern oder löschen. Im ersten Fenster werden die im Folgenden möglichen Schritte kurz erläutert.
Zunächst werden die Teilnehmer bzw. Ressourcen hinzugefügt, bei denen Ihre E-Mails archiviert und verknüpft werden sollen. Setzten Sie das Häkchen bei „weitere Teilnehmer und Ressourcen“, öffnet sich ein neues Fenster in dem Ihnen alle auswählbaren Optionen angezeigt werden.
In den nächsten beiden Schritten bestimmen Sie die Verknüpfungen die durch das Archivieren vorgenommen werden sollen und welche Optionen Ihnen zur Verknüpfung der E-Mail angezeigt werden.
Klicken Sie auf „Fertigstellen“. Ihre eigene Archivierungsvorlage ist erstellt und kann angewendet werden.